Každý zaměstnavatel v Česku má podle § 96 zákoníku práce povinnost evidovat pracovní dobu. Sankce za neúplné nebo chybějící údaje může při kontrole inspektorátu práce vyskočit až na 2 000 000 Kč. Pokud stále spoléháte na papírové archy, riskujete nejen peníze, ale i vlastní nervy. Řešením je přejít do cloudu a nechat legislativu hlídat evidence docházky v Alvenu.
Proč evidence docházky zaměstnanců není jen papír na nástěnce
§ 96 ZP přesně vyjmenovává, co musí evidence obsahovat. Minimálně je zapotřebí zaznamenat začátek a konec:
- odpracované směny,
- přesčasů (včetně „další dohodnuté práce přesčas“ – platí 1. 10. 2023 – 31. 12. 2028),
- noční práce,
- doby v pracovní pohotovosti a samotnou pracovní pohotovost, kterou zaměstnanec držel.
► Pozor na přestávky – jejich časy se zapisovat nemusí, ale zaměstnavatel musí při kontrole doložit, že byly skutečně poskytnuty.
Evidence je odpovědností zaměstnavatele; ten ji nesmí přenést na zaměstnance, může po nich ale vyžadovat součinnost (např. pípnout příchod). Zaměstnanci mají současně právo kdykoli nahlédnout do svých záznamů a pořídit si kopii na náklady firmy. Elektronická evidence docházky v Alvenu plní všechny tyto požadavky automaticky: údaje zapisuje ihned po „pípnutí“, archivuje je 10 let v šifrovaném cloudu a zaměstnancům i vedoucím zpřístupňuje on-line náhledy.
Tři nejčastější chyby při ruční evidenci – a jak je elektronická evidence docházky v Alvenu řeší
| Chyba | Co se stane | Jak to řeší Alveno |
| Neúplné záznamy (opomenuté přesčasy, pohotovost) | Hrozba pokuty, nespokojení pracovníci | Automatické validace při měsíční uzávěrce, upozornění na chybějící položky |
| Ztracené nebo nechráněné listiny | GDPR únik, nemožnost prokázat přestávky | Šifrované EU datacentrum, denní zálohy, role-based access |
| Ruční přepis do mezd | Chyby ve výplatách, plýtvání časem | Export na jedno kliknutí do 40+ mzdových programů |
Kontroly inspektorátu práce: co chtějí vidět a jak to vytisknete na dva kliky
Při kontrole inspektor ověřuje především:
- Úplnost denních výkazů všech zaměstnanců.
- Dodržení dob odpočinku a maximálních délek směn.
- Dostupnost dat v archivu po dobu 10 let a jejich zabezpečení podle GDPR.
V Alvenu stačí vybrat volbu „Tisková sestava – Inspekce práce“, zvolit období a za pár vteřin máte připravené PDF s každým povinným údajem i logem, kdo kdy položku upravil.
Checklist legislativního minima pro elektronickou evidenci docházky
- Zaznamenávám začátek a konec směny, přesčas, noční práci, pohotovost.
- Údaje archivuji 10 let a mohu je kdykoli předložit.
- Zaměstnancům zajišťuji online přístup k jejich údajům.
- Dovedu doložit, že byli poskytnuty přestávky a odpočinek.
- Data splňují GDPR (šifrování, práva, audit-trail).
Alveno splní všech pět bodů hned po zapnutí – bez instalace a bez starostí, že něco vynecháte.
Reálné číslo z praxe: úspora osmi hodin papírování na jedinou pobočku
Středně velká česká výrobní společnost (≈ 80 zaměstnanců) přešla v roce 2024 z papírových docházkových karet na Alveno. Během prvních tří měsíců:
- zkrátila zpracování měsíční docházky z 8 hodin na 45 minut,
- eliminovala ruční přepis do mzdového softwaru,
- při následné inspekci práce odevzdala výkazy bez jediného doplnění.
Čistá úspora? Přes 120 hodin administrativy měsíčně a klidné spaní při oznámení kontroly.
Jak Alveno hlídá zákon za vás
- Automatické kontroly § 96 ZP – systém nepovolí uzávěrku měsíce, pokud chybí povinný údaj.
- Legislativní aktualizace 24/7 – při změně zákona se Alveno samo aktualizuje v cloudu.
- On-line náhled pro zaměstnance – plní zákonné právo nahlížet do evidence.
- Audit-trail – každá změna záznamu má časové razítko a autora.
Vyzkoušejte si klid před inspekcí i vy
Ušetřete si papírování a nejistotu, jestli je evidence úplná. Na 30 dnů zdarma si vyzkoušejte, jak Alveno eviduje docházku za vás, hlídá legislativu a připraví tiskovou sestavu na lusknutí prstu.